Informativa ex art. 13 del GDPR
Trattamento dei dati personali dei professionisti del settore medico-sanitario (“Interessati”) trattati per finalità informative e promozionali
1. Titolare del trattamento e DPO
Titolare del trattamento: Natural Point S.r.l., con sede legale in Via Civitali, 1, 20148 Milano (MI) (il “Titolare” o la “Società”), società del Gruppo Recordati, contattabile al numero 0227007247 oppure al seguente indirizzo e-mail info@naturalpoint.it.
DPO del Gruppo Recordati: groupdpo@recordati.com.
2. Dati personali oggetto del trattamento
- Dati identificativi, quali: nome e cognome dell’Interessato;
- dati di contatto, quali: indirizzo di posta elettronica, indirizzo in cui l’Interessato svolge l’attività professionale, numero di telefono cellulare;
ulteriori informazioni, quali: titolo professionale dell’Interessato, ragione sociale del punto vendita (ove contenente dati personali), dati relativi all’interazione dell’Interessato con la Società (es., partecipazione a webinar, eventi formativi online, richieste di campioni, etc.).
3. Finalità e base giuridica del trattamento, periodo di conservazione dei dati personali
Finalità e base giuridica del trattamento | Periodo di conservazione dei dati personali | |
a) Svolgimento di attività di marketing e promozione relative ai prodotti Natural Point, attraverso:
Base giuridica: Art. 6, comma 1, lett. a) del GDPR – consenso dell’Interessato. | I dati personali degli Interessati saranno conservati per non oltre 5 anni dalla raccolta. | |
b) Rispondere alle richieste dell’Interessato, anche attraverso lo svolgimento di chiamate e/o videochiamate, al fine di fornire eventuali informazioni di tipo commerciale e/o tecnico, o rispondere a quesiti o richieste di approfondimento avanzati dall’Interessato relativamente ai prodotti Natural Point. Base giuridica: Art. 6, comma 1, lett. b) del GDPR – esecuzione di un contratto di cui è parte l‘Interessato o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Interessato stesso. | I dati personali degli Interessati saranno conservati e trattati per un periodo non superiore a 5 anni. Al termine del periodo di conservazione individuato, i dati personali degli Interessati saranno cancellati, salvo che non ci siano ulteriori interessi legittimi del Titolare e/o obblighi di legge che rendano necessaria, previa minimizzazione, la loro conservazione. | |
c) Adempimento degli obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (ad esempio, obblighi contabili e di bilancio, di antiriciclaggio, di antitrust, nonché obblighi in materia doganale, fiscale, sanitaria, lavoro e sicurezza, etc.). Base giuridica: Art. 6, comma 1, lett. c) del GDPR – obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare. | ||
d) Accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria. Base giuridica: Art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR – interesse legittimo del Titolare relativo al diritto di difesa e di esercizio dei propri diritti o di un terzo. | ||
e) Consentire la corretta gestione della registrazione e dell’account dell’Interessato all’area riservata del sito web di Natural Point (l‘“Area Riservata“) al fine di di: (i) verificare, tramite autocertificazione, il possesso dei requisiti professionali richiesti (i.e. qualifica di professionista del settore medico-sanitario); (ii) fornire credenziali di accesso e rendere disponibili i contenuti e i servizi; (iii) permettere l’aggiornamento dei dati dell‘account e delle “preferenze privacy“ (i.e. le scelte espresse dall’Interessato in merito alle Finalità del trattamento che prevedono il consenso dell’Interessato o il diritto di opposizione), grazie alla sezione “Centro di Controllo Privacy“ presente all’interno dell’Area Riservata. Base giuridica: Art. 6, comma 1, lett. b) del GDPR – esecuzione di un contratto di cui è parte l‘Interessato o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Interessato stesso. | I dati personali degli Interessati saranno conservati fino alla (i) cancellazione dell’account da parte dell’Interessato; (ii) comunicazione dell’Interessato circa la perdita dei requisiti necessari per fruire del servizio; (iii) all’eventuale cessazione del servizio da parte di Natural Point. Al termine del periodo di conservazione individuato, i dati personali degli Interessati saranno cancellati, salvo che non ci siano ulteriori interessi legittimi del Titolare e/o obblighi di legge che rendano necessaria, previa minimizzazione, la loro conservazione. | |
f) Permettere alla Società di svolgere attività di analisi del livello di engagement dell’Interessato rispetto ad iniziative proposte da Natural Point (quali, ad esempio, webinar, eventi formativi o altro) al fine di ottimizzare, anche sotto il profilo organizzativo interno, le attività di remote calling e le interazioni/comunicazioni via e-mail non automatizzate verso gli interessati (a titolo esemplificativo, per invitare l’Interessato ad eventi esclusivi a numero chiuso e/o per presentare anteprime di nuovi prodotti), indirizzandole solo verso coloro che hanno mostrato maggiore interesse rispetto alle predette iniziative. Base giuridica: Art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR – interesse legittimo del Titolare a svolgere e gestire l‘attività di analisi del livello di engagement dell’Interessato, al fine di indirizzare le attività di remote calling e le comunicazioni tramite e-mail non automatizzate unicamente verso coloro che risultino maggiormente interessati alle iniziative della Società. Il trattamento si basa sul legittimo interesse del Titolare, che ha preventivamente valutato la proporzionalità del trattamento nel rispetto dei diritti e delle aspettative degli Interessati. Ulteriori informazioni sulla valutazione sono disponibili contattando il DPO. | I dati personali degli Interessati saranno conservati per tutta la durata di iscrizione dell’Interessato all’Area Riservata e, in ogni caso, finché l’Interessato non eserciti il proprio diritto di opposizione. Al termine del periodo di conservazione e/o in caso di esercizio da parte dell’Interessato del diritto di opposizione, il profilo dell’Interessato creato nell’ambito delle attività di engagment rate effettuate dalla Società sarà cancellato o comunque anonimizzato, salvo che non ci siano ulteriori interessi legittimi della Società e/o obblighi di legge che rendano necessaria, previa minimizzazione, la loro conservazione. In ogni caso, i dati personali degli Interessati verranno conservati all’interno dei sistemi della Società per le ulteriori finalità previste dalla presente Informativa. | |
g) Comunicare i dati personali alle altre società italiane facenti parte del Gruppo Recordati per lo svolgimento di loro autonome finalità di informazione, formazione e promozione sui prodotti commercializzati dal Gruppo Recordati. Base giuridica: Art. 6, comma 1, lett. a) del GDPR – consenso dell’Interessato. | I dati personali degli saranno conservati per non oltre 5 anni dalla raccolta. | |
4. Modalità del trattamento e natura del conferimento dei dati personali
Modalità del trattamento dei dati personali per finalità di marketing e di analisi dell’engagement dell’Interessato:
Le attività di marketing (Paragrafo 3, lett. a)) saranno svolte con modalità di tipo sia automatizzato (e-mail, sms, ai sensi dell’art. 130, comma 1 e 2 del Codice Privacy, etc.), sia tradizionali (es., telefonate con operatore). L’interessato può esercitare il diritto di opposizione, ai sensi della Normativa Privacy, sia con riferimento alle modalità automatizzate che tradizionali, in toto o in parte.
Le attività di analisi dell’engagement (Paragrafo 3, lett. f)) saranno svolte da personale autorizzato tramite attribuzione di un punteggio a fronte dell’interazione dell’Interessato con le iniziative della Società (quali, ad esempio, partecipazione a webinar, eventi formativi, richiesta di campioni omaggio ecc.). Tale punteggio consente alla Società di organizzare in modo più mirato le proprie comunicazioni (remote calling e e-mail non automatizzate), evitando di effettuare comunicazioni di massa e di spamming nei confronti degli Interessati e incentivando un sistema di comunicazione più pertinente e aderente alle esigenze degli Interessati, anche a beneficio indiretto dei loro pazienti.
Questa attività:
- non comporta processi decisionali automatizzati con effetti giuridici o similmente significativi per gli Interessati ai sensi dell’Articolo 22 del GDPR;
- non pregiudicherà il comportamento e le scelte di acquisto degli Interessati;
- non avrà un impatto prolungato e permanente per gli Interessati, poiché i dati personali possono essere aggiornati in ogni momento, anche autonomamente tramite l’Area Riservata.
Conferimento dei dati personali
Facoltativo: finalità di cui alle lettere a), f) e g) del Paragrafo 3 (base giuridica consenso o legittimo interesse). L’eventuale mancato consenso, oppure l’esercizio del diritto di opposizione, comporta esclusivamente l’impossibilità per il Titolare di trattare i dati per le predette finalità.
Necessario: finalità di cui alle lettere b), c), d) ed e) del Paragrafo 3. L’ eventuale rifiuto, in tutto o in parte, comporterebbe l’impossibilità di instaurare o dare esecuzione al rapporto contrattuale ovvero di svolgere correttamente gli adempimenti previsti dalle norme vigenti.
5. Destinatari dei Dati Personali
I dati personali degli Interessati saranno trattati dai dipendenti e collaboratori della Società, appositamente designati quali soggetti autorizzati al trattamento, secondo le istruzioni fornite dal Titolare.
I dati personali potranno essere comunicati per il perseguimento delle finalità a ulteriori destinatari o categorie di destinatari, in qualità di titolari autonomi o, ove necessario, responsabili del trattamento appositamente selezionati e nominati ai sensi dell’art. 28 del GDPR (es., gestori delle infrastrutture software e tecnologiche utilizzate dal Titolare, fornitori di servizi di assistenza IT e di CRM, web agency, social media manager, etc.). Maggiori dettagli sulla loro sede sono disponibili su richiesta da trasmettere ai recapiti indicati al successivo Paragrafo 7 della presente Informativa.
I dati personali degli Interessati, inoltre, potranno essere comunicati a soggetti terzi anche nei seguenti casi:
- ove l’Interessato abbia preventivamente manifestato il proprio consenso espresso;
- quando la comunicazione è richiesta da leggi e regolamenti (es., ad autorità ed enti pubblici economici e non);
- in caso di operazioni straordinarie (ad esempio: fusioni, acquisizioni, cessione d’azienda, ecc.).
Inoltre, il Titolare informa gli Interessati che i loro dati personali non saranno diffusi.
6. Trasferimento dei Dati Personali all’estero
La gestione e la conservazione dei dati personali avverranno su server ubicati all’interno dell’Unione europea.
I dati personali non saranno soggetti a trasferimento in Paesi al di fuori della Spazio Economico Europeo.
Un eventuale trasferimento dei dati personali in Paesi extra-UE avverrà unicamente a norma degli artt. 44 – 49 del GDPR.
7. I Suoi diritti
L’Interessato può esercitare, in qualsiasi momento, i seguenti diritti (complessivamente, i “Diritti”):
a) il “diritto di accesso”: ottenere conferma dell’esistenza di dati personali che lo riguardano;
b) il “diritto di rettifica”: richiedere la rettificazione o l’integrazione dei dati c. personali;
c) il “diritto alla cancellazione”: richiedere la cancellazione dei propri dei dati personali, come previsto dalla Normativa Privacy;
d) il “diritto di limitazione di trattamento”: ottenere la limitazione del trattamento in alcuni casi previsti dalla Normativa Privacy;
e) il “diritto alla portabilità dei dati”: ricevere (o trasmettere direttamente ad altro titolare del trattamento) i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
- il “diritto di opposizione”: opporsi, in tutto o in parte al trattamento dei dati personali svolti da parte del Titolare (i) per un proprio interesse legittimo; (ii) per finalità di marketing o di profilazione.
Nei casi di cui sopra, ove necessario, il Titolare porterà a conoscenza dei soggetti terzi ai quali i dati personali dell’Interessato sono comunicati dell’eventuale esercizio dei diritti, ad eccezione di specifici casi in cui ciò non sia possibile ovvero sia troppo oneroso e, in ogni caso, secondo quanto previsto dalla Normativa Privacy.
L’esercizio dei Diritti è gratuito, non soggetto a formalità, e potrebbe comportare una richiesta di verifica dell’identità dell’Interessato da parte del Titolare.
L’Interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i propri Diritti nelle seguenti modalità:
- via e-mail, all’indirizzo della Società: info@naturalpoint.it;
- via posta ordinaria, all’indirizzo della sede legale di Natural Point S.r.l. indicato in epigrafe;
- via e-mail, all’indirizzo del DPO: groupdpo@recordati.com.
8. Reclamo all’Autorità di Controllo ex art. 77 del GDPR
L’Interessato ha il diritto di proporre reclamo alla competente Autorità di controllo e/o contattare l’Autorità di controllo qualora l’esercizio dei suoi diritti sia soggetto a ritardo, limitazione o esclusione da parte del Titolare.
Al seguente link sono disponibili il nome e i dettagli di contatto delle Autorità di controllo dell’Unione europea: Our Members | European Data Protection Board.
Il modello di reclamo dell’Autorità di controllo Italiana (Garante per la Protezione dei Dati Personali è disponibile qui: https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.
